Introduction à la facturation électronique pour les entreprises françaises
Si vous dirigez une entreprise en France assujettie à la TVA, l’introduction obligatoire de la facturation électronique vous affectera directement. Cette transformation des modalités de facturation entre sociétés pourrait perturber vos processus habituels. Vous vous interrogez sur la manière de vous aligner sur cette réforme de dématérialisation des factures ? Nous vous guidons à travers les informations cruciales pour naviguer ces changements.
Comprendre la facturation électronique
La facturation électronique représente un système où les factures sont émises, envoyées et reçues de manière numérique entre entreprises (transactions B2B). Ce système exclut les transactions avec les consommateurs individuels. Plus qu’une simple numérisation, cette réforme exige que les factures respectent certaines normes précises, telles que la norme EN16931, facilitant l’automatisation et l’extraction efficace des données. L’adoption de ce système implique de respecter des formats spécifiques et des mentions obligatoires détaillées.
Choisir le bon format pour la facturation électronique
Il est impératif d’utiliser des formats structurés approuvés par les autorités pour vos factures électroniques. Les formats acceptés incluent :
- Universal Business Language (UBL) : Ce format est conforme aux standards internationaux et répond aux critères de sécurité de la réforme française.
- Cross Industry Invoice (CII) : Développé par l’ONU, ce format est utilisé pour les transactions interindustrielles à l’échelle mondiale.
- Factur-X : Ce format européen peut être lu en PDF, rendant les factures accessibles à tous.
Le format Edifact pourrait également être utilisé si sa conformité est certifiée par une plateforme de dématérialisation autorisée.
Utiliser une plateforme de dématérialisation
Sous la nouvelle réglementation, les échanges directs de factures entre entreprises ne seront plus possibles. Les entreprises devront utiliser des plateformes de dématérialisation.
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation ?
Ces plateformes servent d’intermédiaire pour l’émission, la transmission et la réception de factures. Elles vérifient les formats, les mentions obligatoires, la TVA déclarée, et s’assurent de la conformité, de l’authenticité et de l’intégrité des factures. Elles sont également responsables de l’e-reporting, qui inclut l’extraction des données nécessaires aux déclarations de TVA.
Options de plateformes disponibles
Vous avez le choix entre plusieurs types de plateformes :
- Le portail public de facturation (PPF) : Basé sur le modèle de Chorus Pro, il offre des services de base adaptés aux entreprises cherchant une solution simple.
- Les plateformes de dématérialisation partenaires : Certifiées par l’État, elles offrent des services étendus pour les entreprises désirant une solution complète.
- Les opérateurs de dématérialisation : Ils agissent comme intermédiaires entre les entreprises et le PPF, convenant aux entreprises qui ne souhaitent pas gérer directement leurs facturations via le portail officiel.
Préparation de vos équipes à la facturation électronique
La transition vers la facturation électronique vise à simplifier et accélérer les transactions B2B, ainsi qu’à faciliter la déclaration de la TVA. Il est essentiel de former votre personnel sur :
- La mise à jour des bases de données clients pour automatiser la facturation.
- La connaissance des formats approuvés et des normes de facturation électronique.
- Les procédures de dépôt des factures sur les plateformes de dématérialisation.
Il est conseillé de commencer dès maintenant à tester une solution conforme pour anticiper cette réforme et s’assurer qu’elle répond aux besoins et aux pratiques de vos utilisateurs.
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