L’impact du télétravail sur l’automatisation de la gestion des notes de frais
Depuis l’introduction du télétravail à grande échelle, les entreprises ont dû repenser la manière dont elles gèrent les notes de frais, qui sont désormais majoritairement traitées de manière automatisée. Cette transformation a été accélérée par les contraintes du travail à distance.
La pandémie de Covid-19 a été un tournant décisif, éliminant presque complètement l’utilisation du papier pour les notes de frais dans de nombreuses organisations. Les employés n’ont plus à fixer physiquement leurs reçus pour les soumettre à leur service comptable. Face à l’obligation de mettre en place le télétravail, les entreprises se sont tournées vers des solutions numériques pour la gestion des dépenses de leurs employés, avec des outils comme SAP Concur, Expensya, ou Spendesk qui offrent des réponses adaptées à ces nouveaux besoins.
Le développement du télétravail a aussi introduit de nouveaux types de dépenses remboursables par l’employeur, tels que le matériel informatique nécessaire pour le bureau à domicile ou les frais d’abonnement Internet. « Il est devenu essentiel pour les entreprises de contrôler ces dépenses pour rester conformes avec les règlements de l’Urssaf », précise Damien Palausi, directeur Solution Consulting chez SAP Concur France. Grâce aux processus de validation intégrés aux plateformes numériques, les managers peuvent mieux suivre et contrôler ces coûts. Pour simplifier la gestion des notes de frais, qui s’est complexifiée avec le télétravail, de nombreuses entreprises ont établi un budget annuel attribué par collaborateur. « Avec l’adoption du télétravail durant la pandémie, l’acquisition de matériel a été formalisée », ajoute l’expert.
Travailler à distance depuis l’étranger
L’autorisation de télétravailler depuis l’étranger par certains employeurs a augmenté le besoin de vigilance concernant les notes de frais. En effet, les risques de fraudes et de non-conformités fiscales sont accentués par les différences de législation d’un pays à l’autre. Encore une fois, plusieurs outils numériques ont intégré cette dimension et peuvent désormais détecter la localisation de l’employé pour ajuster automatiquement les procédures aux normes locales.
Aujourd’hui, rares sont les entreprises qui continuent de gérer leurs notes de frais via un simple tableau Excel. Ce changement, bien que récent, semble déjà loin dans le passé. « À présent, l’intégration de la gestion numérique des notes de frais est tellement ancrée dans les habitudes que la question même de leur traitement en télétravail ne se pose plus », observe Damien Palausi. Que le travail soit effectué au bureau ou à distance, la procédure reste la même : « tout est géré de manière numérique », conclut-il.
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